Oprogramowanie dla firm produkcyjnych, handlowych i usługowych

Kadry – zapis informacji takich jak: dane personalne pracowników lub zleceniobiorców, dane o członkach ich rodzin, zasady wynagradzania, indywidualne ustawienia obowiązkowych i dobrowolnych ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnych, a także dane podatkowe.

Płace – poza standardowym rozliczaniem etatów i umów zleceń (umowy o pracę oraz umowy cywilnoprawne) pozwala także na udzielanie długoterminowych pożyczek czy zaliczek akonto wypłaty (opodatkowanych i nieopodatkowanych). Mechanizm cech daje dużą swobodę w definiowaniu dowolnych składników wynagrodzenia.

Kalendarze – definiowanie indywidualnych rozkładów czasu pracy (w tym pracy wielozmianowej), odnotowywanie odstępstw od założonego grafiku (zarówno obecności, jak i nieobecności) oraz bezpośrednią współpracę z automatycznymi rejestratorami czasu pracy (RCP).

Deklaracje – w tym module zebrano wszelkie deklaracje: podatkowe (PIT-11, 4R, 8AR, 40, R, 8C, a także IFT-1R i IFT-1), zgłoszeniowe ubezpieczonych (ZUA, ZIUA, ZZA, ZWUA, ZCNA) i rozliczeniowe (DRA, RCA, RSA, RZA). Aplikacja umożliwia wyeksportowanie deklaracji ZUS do programu Płatnik. Ponadto wspiera obliczanie dofinansowania dla osób niepełnosprawnych, przygotowuje deklaracje Wn-d i eksportuje je do programu SODiR off-line. Natomiast wbudowane raporty ułatwiają sporządzanie deklaracji Z-03, Z-06, DG-1 dla GUS.

Zarządzanie Zasobami Ludzkimi – ułatwia zarządzanie personelem, pozwala: usprawnić proces ocen pracowniczych kwartalnych, półrocznych i rocznych, ewidencjonować kursy i szkolenia pracownicze, planować i przeprowadzać cały proces rekrutacyjny, od rejestracji kandydata aż po jego zatrudnienie. ZZL usprawnia również analizę zapotrzebowania pracowników na określone stanowiska pracy.

– usprawnienie procesów zarządzania działu HR,
– oszczędność czasu działu HR,
– szybki i intuicyjny dostęp do pełnej informacji o pracowniku,
– gwarancja zgodności z wymogami ustawowymi,
– automatyzacja procesów,
– zmniejszenie ryzyka pomyłek,
– wydajność systemu

Użytkownik może tworzyć dowolne zestawienia finansowe np.:
– Rachunek Zysków i Strat,
– Bilans,
– Cash Flow,
– oraz inne oparte o konta księgowe.

Raporty mogą przyjmować ciekawy wizualnie kształt, przez co stają się bardziej czytelne i przejrzyste. Użytkownik może wykorzystać poniższe funkcje kont:
– obrót Wn/Ma,
– obroty Narastająco Wn/Ma,
– per Saldo,
– bilans otwarcia,
– różnica bilansu otwarcia,
– oraz inne.

Utworzone w Excelu zestawienia księgowe podlegają dynamicznemu uaktualnianiu z bazy danych enova365. Z poziomu arkusza ze zdefiniowaną analizą użytkownik loguje się do bazy w enova365, skąd automatycznie pobierane są aktualne dane w postaci obrotów na kontach

– możliwość tworzenia dowolnych zestawień w oparciu o plan kont,
– wysoki poziom integracji z MS Excel umożliwia korzystanie z narzędzi takich jak: tabele przestawne oraz wykresy,
– dane źródłowe, wykresy oraz tabele zostają zaczytane do systemu,
– nie ma potrzeby tworzenia aktualizacji sporządzonych zestawień, ponieważ podlegają one dynamicznemu uaktualnieniu z bazy danych enova365,
– idealny zarówno dla osób posiadających zaledwie podstawową wiedzę z zakresu MS Excel, jak i „excelowych” profesjonalistów, którzy nie wyobrażają sobie pracy bez tych narzędzi.

Proces wydawania odzieży roboczej oraz wyposażenia pracownika opiera się na dokumencie zamówienia i rozchodu wewnętrznego (RW), natomiast zwrot – w oparciu o dokument przyjęcia wewnętrznego (PW). Wydania i zwroty generowane są automatycznie dla zestawów asortymentu przypisanych dla poszczególnych pracowników ze względu na stanowisko pracy, które zajmują.

– ewidencja wydanej odzieży i wyposażenia dostępna na kartotece pracownika (wszystkie informacje o pracowniku dostępne są z jednego miejsca w systemie),
– ścisła kontrola stanu wydanej odzieży roboczej,
– ścisła kontrola stanu wydanego wyposażenia (komputery, telefony, samochody itp.).

1 Wymaga modułu enova365 Handel.

– Samodzielne wystawianie wybranych dokumentów przez kontrahenta np. zapytania ofertowe, zamówienia od odbiorcy (również w relacji do zapytań ofertowych) , oferty od dostawcy;
– udostępnienie kontrahentowi informacji o jego należnościach i zobowiązaniach;
– możliwość przeglądania przez kontrahenta listy towarowej ogólnej lub w podziale na grupy asortymentowe;
– możliwość wyświetlana zdjęć towarów;
– możliwość przeglądania i odbieranie faktur sprzedaży (formaty PDF, EDI);
– podgląd kontrahenta na indywidualne warunki handlowe;
– informacja o zadaniach CRM kontrahenta;
– możliwość zarządzania zakresem udostępnianych kontrahentowi informacji poprzez rozbudowany mechanizm nadawania uprawnień;
– możliwość połączenia z modułem Workflow w celu np. zdefiniowania powiadomień dla operatora enova365 o wystawionych dokumentach.

– Zwiększenie konkurencyjności poprzez umożliwienie kontrahentowi (odbiorcy/dostawcy) samodzielnego wystawiania określonych typów dokumentów;
– uproszczenie i automatyzacja procesów obiegu dokumentów w module Handel;
– uzyskanie nowego kanału komunikacji z kontrahentem;
– proces obiegu dokumentów i informacji pomiędzy kontrahentem a użytkownikiem enova365 utrzymywany jest od początku do końca w jednej bazie danych (brak konieczności wysyłania maili, faxów, wykonywania telefonów);
– podniesienie jakości obsługi kontrahenta;
– utrzymanie wizerunku nowoczesnej firmy korzystającej z rozwiązań pro klienckich.

Program obsługuje:

Ewidencję ryczałtową – mechanizmy umożliwiające prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów przez podatników rozliczających podatek dochodowy na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Wraz z tymi mechanizmami dostępne są wszystkie mechanizmy wspomagające rozliczanie podatku VAT.

Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów – funkcjonalność systemu umożliwiająca prowadzenie uproszczonej księgowości, (zapisów grupowanych wg dokumentów danego typu (np. sprzedaż, zakup) zapisów księgowych w buforze).

Ponadto na funkcjonalność modułu enova365 Księga Podatkowa składają się:

Rozliczenia podatku VAT – funkcjonalność systemu umożliwia prowadzenie rozliczeń podatku VAT poprzez następujące mechanizmy: ewidencja dokumentów VAT, rejestry VAT, deklaracje VAT-7 i VAT-UE, w oparciu o wprowadzone do programu dokumenty oraz dekrety automatycznie sporządzane i drukowane są deklaracje dochodowe oraz VAT-7.

Mechanizm umożliwiający automatyczne i ręczne tworzenie korekt z tytułu złych długów.

Wzorce dokumentów: noty odsetkowe, ponaglenia zapłaty, potwierdzenia salda, przelewy (w tym przelewy elektroniczne).

e-Deklaracje – mechanizm umożliwiający wysyłanie do systemu podatkowego elektronicznych deklaracji opatrzonych podpisem kwalifikowanym lub podpisem niekwalifikowanym (bez konieczności posiadania tzw. kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dotyczy to deklaracji VAT-7, VAT-7K, VAT-7D składanych przez osoby fizyczne). Są ewidencjonowane w systemie wraz historią transmisji oraz uzyskanym urzędowym potwierdzeniem odbioru.

Zestawienia księgowe – pozwalają użytkownikowi obliczyć bilans firmy i przygotowywać inne zestawienia, a także wyliczać i prezentować wyniki działalności.

Deklaracje – dokumenty dotyczące zaliczki na podatek dochodowy dla jednego lub wielu właścicieli sporządzane i drukowane są automatycznie.

Matryce – umożliwiają stworzenie szablonów dokumentów z różnymi domyślnymi informacjami np. opisem, podmiotem, stawką VAT, sposobem podziału wartości dokumentu, kontem księgowym. Znacząco przyspieszają wprowadzanie dokumentów do systemu. Matryce budowane są przez użytkownika w oparciu o kolumny KPIR.

Bufor księgowań – umożliwia wprowadzanie poprawek jeszcze przed zatwierdzeniem dokumentów lub dekretów. To rodzaj notatnika, w którym ewidencjonujemy dokumenty i zapisy księgowe. Może on mieć kilka stanów, np. dokument wprowadzony czy dokument do wyjaśnienia. Funkcjonalność ta daje gwarancję efektywnego zarządzania dokumentami, które wpłynęły do księgowości.

Ewidencja Środków Pieniężnych – pozwala zaprezentować prognozę płatności w oparciu o terminy płatności w wybranym okresie czasu oraz wprowadzić plany przepływów finansowych na dany okres w ujęciu globalnym oraz szczegółowym.

– gromadzenie wszystkich danych w jednym miejscu, – łatwe przygotowywanie sprawozdań, – ograniczenie czasu na zaksięgowanie wystawionych dokumentów, – gwarancja zgodności z wymogami ustawowymi, – intuicyjna obsługa systemu.

– tworzenie planu wydatków wg budżetowej klasyfikacji
* rodzajowej,
* zadaniowej
* lub mieszanej,
– korekty planów w kolejnych okresach,
– procentowa i kwotowa kontrola wykonania planów i zaangażowania środków budżetowych,
– wspomaganie rejestrowania dokumentów z podziałem i przyporządkowaniem do klasyfikacji budżetowych,
– przyporządkowanie pracowników i rozliczanie wynagrodzeń wg klasyfikacji budżetowych,
– tworzenie schematów podziałowych dla dokumentów, które umożliwiają automatyzację procesu przypisywania dokumentów do pozycji klasyfikacji budżetowych,
– przegląd rozrachunków wg klasyfikacji budżetowych,
– przygotowywanie i eksport do bankowości elektronicznej przelewów z informacją o klasyfikacji budżetowej,
– automatyczne przyporządkowywanie i księgowanie zapłat wg klasyfikacji budżetowych,
– automatyczne tworzenie sprawozdań budżetowych np. Rb-27S, Rb-27ZZ, Rb-28S, Rb-30 (z wykorzystaniem dodatku Analizy MS Excel).

– pełna ewidencja dochodów i wydatków według klasyfikacji budżetowych wymagana od jednostek realizujących te dochody i wydatki,
– kontrola kwotowa i procentowa wykonania planów i zaangażowania,
– przyspieszenie oraz usprawnienie procesu księgowania dokumentów zgodnie z ustawą o rachunkowości i wg klasyfikacji budżetowych,
– przyspieszenie oraz usprawnienie procesu kontroli przepływów pieniężnych wg klasyfikacji budżetowych,
– automatyzacja tworzenia sprawozdań budżetowych.

Eksport z programu enova365, w celu importu do programu obsługującego czytnik RCP, danych dotyczących:

– pracowników,
– nieobecności,
– danych słownikowych tj.: wydziały, stanowiska, rodzaj zatrudnienia, nieobecności.

Zaczytywanie do programu enova365 danych dotyczących:

– czasu pracy,
– normy czasu pracy,
– wyeksportowanych wcześniej z programu obsługującego czytnik RCP.

– szybki i prawie bezobsługowy import czasu pracy i normy czasu pracy pracowników,
– przyspieszenie oraz usprawnienie procesu ewidencji czasu pracy wielu pracowników jednocześnie, co pozwala zoptymalizować koszty zatrudnienia w dziale kadrowo-płacowym,
– zmniejszenie ryzyka generowania nieprawidłowej ewidencji czasu pracy, a następnie naliczania nieprawidłowego wynagrodzenia.

*Obecnie rozwiązanie współpracuje z czytnikami RCP firm Regitech oraz DPK, trwają prace nad rozszerzeniem oferty o czytniki RCP innych dostawców.

– Dostarczanie i pobieranie dokumentów przez Klienta w formie elektronicznej (skany, PDF, pliki z danymi),
– dwukierunkowa komunikacja Klienta z Biurem Rachunkowym,
– udostępnianie Klientowi informacji dotyczących rozliczeń podatkowych,
– najważniejsze informacje z zakresu prowadzonej przez Klienta działalności,
– raporty do pobrania w postaci plików PDF, DOC, XLS,
– płatności do realizacji w bankowości elektronicznej,
– zadania zlecone i powiadomienia,
– zasobnik dokumentów – najważniejsze dokumenty zgromadzone w jednym miejscu.

– Zwiększenie konkurencyjności usług biura,
– poprawa jakości obsługi klientów biura rachunkowego,
– usprawnienie komunikacji z klientem i wymiany dokumentów,
– automatyzacja udostępniania informacji Klientowi,
– wzrost efektywności pracy księgowego,
-podwyższenie standardów bezpieczeństwa przekazywania danych Klientowi.

Dziennik – umożliwia prowadzenie zapisów księgowych wg jednego dziennika lub sub-dzienników, które grupują dekrety dokumentów danego typu (np. sprzedaż, wyciągi bankowe itp.).

Ewidencja dokumentów – automatyczne przeksięgowanie dokumentów do dziennika.

Zestawienie sald i obrotów – przeglądanie sald i obrotów kont syntetycznych i analitycznych oraz zapisów na kontach za dowolny okres. Przy wyliczaniu stanów kont uwzględniane mogą być zapisy dokonywane w buforze dziennika księgowań.

Deklaracje – zaliczki na podatek dochodowy na zasadach ogólnych, liniowych, CIT -8 sporządzane są automatycznie w oparciu o zdefiniowane zestawienia księgowe.

eDeklaracje – możliwość wysyłania do systemu podatkowego elektronicznych deklaracji opatrzonych podpisem kwalifikowanym lub podpisem niekwalifikowanym (bez konieczności posiadania tzw. kwalifikowanego podpisu elektronicznego; dotyczy to deklaracji VAT-7, VAT-7K, VAT-7D składanych przez osoby fizyczne). Są ewidencjonowane w systemie wraz historią transmisji oraz uzyskanym urzędowym potwierdzeniem odbioru.

Schematy księgowe – definiowalne mechanizmy automatyzujące tworzenie dekretów księgowych do różnych typów i definicji dokumentów. Schematy księgowań są budowane przez użytkownika w oparciu o plan kont.

Bufor księgowań – jest rodzajem notatnika, w którym ewidencjonujemy dokumenty czy zapisy księgowe. Może on mieć kilka stanów np. dokument wprowadzony lub dokument do wyjaśnienia i pozwala efektywnie zarządzać dokumentami, które wpłynęły do księgowości. Ponadto Bufor daje możliwość dokonywania zapisów w wielu okresach sprawozdawczych.

Ewidencja Środków Pieniężnych – pozwala zaprezentować prognozę płatności w oparciu o terminy płatności w wybranym okresie czasu oraz wprowadzić plany przepływów finansowych na dany okres w ujęciu globalnym oraz szczegółowym.

Ewidencja dokumentów i ewidencja VAT – ewidencjonuje dokumenty, które podlegają księgowaniu, w tym zarówno faktury VAT, jak i memoriały, listy płac, polisy ubezpieczeniowe, dokumenty amortyzacji itp. Szczególną formą rejestracji dokumentów jest przejrzysta ewidencja VAT zakupów i sprzedaży. Na podstawie gromadzonych dokumentów system automatycznie sporządza miesięczną lub kwartalną deklarację VAT-7. Ewidencja VAT pozwala rozliczać VAT metodą kasową i memoriałową, a także uwzględnia szczególne przypadki powstawania obowiązku podatkowego. Program jest dostosowany również dla firm rozliczających VAT od zakupów według struktury sprzedaży.

Mechanizm umożliwiający automatyczne i ręczne tworzenie korekt z tytułu złych długów.

Import dokumentów z zewnątrz do księgowości – import dokumentów zakupu, sprzedaży, raportów kasowych i wyciągów bankowych oraz dokumentów magazynowych z plików w formacie txt i xml (po zainstalowaniu dodatku enova365 Importy Księgowe dostępny jest również import dokumentów z plików w formacie enovaTXT. Aplikacja ogranicza lub całkowicie eliminuje ręczne wprowadzanie do systemu dokumentów dostarczonych przez klienta).

Wielooddziałowość – możliwość prowadzenia pełnej księgowości także w firmach, które posiadają wielopoziomową strukturę oddziałów, aplikacja pozwala na definiowanie odrębnych uprawnień dla poszczególnych oddziałów, np.:

możliwość przyporządkowywania do oddziałów: dokumentów tworzonych w różnych modułach (dokumentów rozliczeniowych, dokumentów środków trwałych, dokumentów RMK, delegacji PWS), kontrahentów, elementów słowników definiowanych, matryc dokumentów i zapłat, zestawień księgowych,
możliwość dowolnego przyporządkowywania kont księgowych do oddziałów,
możliwość rozliczania amortyzacji i koszów RMK z podziałem na oddziały,
różnicowanie nagłówków wydruków dla każdego z oddziałów,
możliwość umieszczania na wydrukach numerów procedur ISO.

– sprawna i kompleksowa kontrola działalności firmy, – automatyzacja procesów w firmie, – możliwość szybkiej analizy danych finansowych firmy, – gwarancja zgodności z wymogami ustawowymi. – ciągłość zaksięgowanych informacji.

Import wyciągów do systemu:
– z pliku,
– z katalogu,
– do jednej ewidencji,
– do wielu ewidencji,
– dopisywanie operacji do otwartego raportu.

Analiza danych:
– automatyczna identyfikacja podmiotów z operacji bankowych z kontrahentami z bazy (na podstawie zgodności numeru rachunku lub na podstawie informacji użytkownika),
– automatyczne rozliczanie zobowiązań z należnościami na podstawie zgodności numerów dokumentów,
– użytkownik może dodawać szczegółowe atrybuty (cechy, opisy analityczne) do wszystkich operacji bankowych, szczególnie tych, które nie wiążą się z rozrachunkami i księgowane są w koszty/przychody wprost z wyciągu bankowego. Możliwość taką dają matryce (szablony) definiowalne dla poszczególnych typów wpłat/wypłat – nawet użytkownik nieposiadający specjalistycznej wiedzy może nanieść informację księgową przy pomocy zdefiniowanych matryc (szablonów).

Księgowanie:
Dzięki temu że na wszystkie operacje bankowe, już na etapie analizy danych, zostały naniesione informacje dotyczące kont księgowych, etap księgowania z użyciem schematów księgowych przebiega błyskawicznie i co najważniejsze bezbłędnie.

– automatyzacja rozliczania płatności,
– wyeliminowanie ryzyka związanego z błędnym „ręcznym” wprowadzaniem danych z wyciągu,
– znaczące przyspieszenie wprowadzania danych do systemu – oszczędność czasu i nakładu pracy osób pracujących z wyciągami bankowymi,
– możliwość nanoszenia informacji istotnych księgowo przez osoby nieposiadające specjalistycznej wiedzy (standardowe mechanizmy programu – matryce),
– wsparcie działu księgowego poprzez naniesienie w dokumencie źródłowym (wpłacie/wypłacie, operacji bankowej) szczegółowych atrybutów (cecha, opis analityczny), które zostaną wykorzystane do automatycznego zaksięgowania wyciągów.

– możliwość podglądu normy czasu pracy i czasu pracy, a także strefy czasu pracy pracowników, nieobecności itd. bez potrzeby otwierania kartoteki każdego z pracowników, którego zmiana dotyczy,
– możliwość dowolnego filtrowania danych z listy np. według pracowników, wydziałów, okresu, kierowników, projektów,
– możliwość dodawania lub modyfikacji już wprowadzonego czasu pracy w podziale na projekty realizowane przez przedsiębiorstwo (budowa, centrum kosztów, wydział itp.).

– przyspieszenie oraz usprawnienie procesu ewidencji czasu pracy dla wielu pracowników jednocześnie.

Podstawową funkcjonalnością platformy jest obieg elektronicznych wniosków pracowniczych. Pracownik z poziomu aplikacji może:

– sprawdzać dostępny limit urlopowy,
– składać wnioski urlopowe, które przekazywane są w obiegu dokumentów do kierownika,
– przeglądać dane dotyczące czasu pracy i nadgodzin,
– sprawdzić datę ważności badań lekarskich oraz szkoleń BHP,
– przeglądać kwoty wynagrodzeń,
– drukować różnego rodzaju raporty kadrowe, paski wypłaty i roczną kartę wynagrodzeń.

– przyspieszenie przepływu informacji w firmie,
– lepsza organizacja pracy,
– automatyzacja zarządzania sprawami administracyjnymi,
– poprawa efektywności operacyjnej,
– prostsze zarządzanie zasobami ludzkimi.

Możliwość prowadzania kartotek:

środków trwałych,
wartości niematerialnych i prawnych,
wyposażenia (obiekty o wartości niewystarczającej do uznania ich za środek trwały, które zaliczane są w poczet kosztów bez konieczności ich amortyzowania);
automatyczne nadawanie kolejnych numerów ewidencyjnych nowo wprowadzanym i zaimportowanym kartotekom środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia,
rozdzielenie amortyzacji bilansowej i podatkowej.

Metody amortyzacji:

jednorazowa,
liniowa,
degresywna (automatyczne wyznaczenie i przejście na metodę liniową);
rejestrowanie zmian w historii środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia,
możliwość przypisania kartoteki do centrum kosztów i/lub miejsca użytkowania,
możliwość przypisania osoby odpowiedzialnej
możliwość przypisania rodzaju KŚT kategorii środków do kartoteki,
przypisanie kodu kreskowego środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia,
możliwość wprowadzania wyjątków planu amortyzacji.

Prowadzenie ewidencji dokumentów związanych z obrotem środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi z automatycznym nadawaniem numeracji kolejnym dokumentom danego typu (każdy z niżej wymienionych dokumentów posiada zdefiniowany wydruk):

dokument amortyzacji – automatyczne generowanie odpisów amortyzacyjnych dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych:
możliwość tworzenia dokumentu inwentaryzacji ręcznie lub z wykorzystaniem kodów kreskowych,
zbiorcze generowanie inwentaryzacji z listy środków trwałych dla różnych miejsc użytkowania,
przyjęcie środka trwałego – OT,
likwidacja środka trwałego – LT,
przeszacowanie,
zmiana wartości,
odpis aktualizujący.

Prowadzenie ewidencji dokumentów związanych ze zmianami parametrów środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (każdy z niżej wymienionych dokumentów posiada zdefiniowany wydruk):

zmiana miejsca użytkowania,
zmiana parametrów amortyzacji,
zmiana centrum kosztów,
zmiana osoby odpowiedzialnej,
zmiana wartości i ilości.

Zestawy środków trwałych – możliwość łączenia środków trwałych w zestawy – funkcja informacyjna.

Terminarz – możliwość wprowadzenia planowanych zadań do terminarza np. przeglądy, konserwacje itp.

– pełna weryfikacja majątku firmy,
– automatyzacja wykonywanych operacji na środkach trwałych i majątku,
– pełna rejestracja zdarzeń związanych ze środkami trwałymi,
– możliwość szybkiej analizy informacji o danym przedmiocie, dokumencie.

Generowanie numerów indywidualnych rachunków wirtualnych podczas wprowadzania faktury sprzedaży dla:
– kontrahenta (najbardziej popularny – każdemu kontrahentowi przypisany zostaje jeden numer rachunku wirtualnego, na który będzie kierować swoje zobowiązania wobec wystawcy płatności),
– każdej należności
– albo dla każdego dokumentu, w zależności jak Klient ustali z bankiem.

Importowanie do enova365 pliku z elektronicznym zestawieniem operacji bankowych dostarczonego przez bank. Podczas importu:
– program automatycznie rozlicza (paruje) wpłaty z należnościami na podstawie zgodności numeru rachunku,
– użytkownik może dodawać szczegółowe atrybuty (cechy, opisy analityczne) do każdej z operacji bankowych już podczas importu, jak i bezpośrednio po nim (możliwość taką dają matryce definiowalne dla poszczególnych typów wpłat/wypłat – mechanizm identyczny jak w przypadku enova365 Elektroniczne Wyciągi Bankowe).

– znaczące przyspieszenie wprowadzania danych do systemu,
– automatyzacja rozliczania płatności,
– obniżenie kosztów obsługi należności,
– możliwość nanoszenia informacji istotnych księgowo przez osoby nieposiadające specjalistycznej wiedzy (standardowe mechanizmy programu – matryce),
– wsparcie działu księgowego poprzez naniesienie w dokumencie źródłowym (wpłacie/wypłacie, operacji bankowej) szczegółowych atrybutów (cecha, opis analityczny), które zostaną wykorzystane do automatycznego zaksięgowania wyciągów.

Standardowo wiadomości tekstowe wysłane są bezpośrednio z następujących miejsc w programie za pomocą czynności „Wyślij SMS”:
kartoteka kontrahenta lub osoba kontaktowa kontrahenta,
formularz Zadania / Zdarzenia / Zlecenia serwisowego / Wypożyczenia,
korespondencja seryjna.

Funkcjonalność modułu enova365 SMS nie ogranicza się wyłącznie do współpracy z modułem enova365 CRM, można również zaprogramować funkcje wysyłające smsy do odbiorców z dowolnego miejsca w systemie (moduły enova365 Kadry i Płace, Księgowość, Handel, Szkolenia, Delegacje Służbowe, Serwis, Wypożyczalnia) np.:
informacja o aktualnych promocjach dla kontrahentów (newsletter, kampanie reklamowe – Smsing),
informacje o terminach zaplanowanych spotkań lub szkoleń,
informacja o zbliżającym się terminie płatności za fakturę,
informacja o przeterminowanych i zaległych płatnościach (z uwzględnieniem liczby dni zaległości),
informacja o zbliżającym się terminie przeglądu maszyny lub urządzenia,
informacja o etapie realizacji zamówienia,
informacja o dokonanych przelewach np. wynagrodzeń dla pracowników.

System może samodzielnie pobierać numery telefonów komórkowych bezpośrednio z kartoteki kontrahenta bądź osoby kontaktowej lub generować okienko z polem, gdzie należy ten numer wpisać.

– zwiększenie wydajności i skuteczności pracowników poprzez automatyzację komunikacji za pośrednictwem wiadomości SMS,
– wykorzystanie SMS jako dodatkowego kanału komunikacji z kontrahentami lub pracownikami (informacje wewnętrzne lub zewnętrzne).

Podstawową funkcjonalnością platformy jest zarządzanie elektronicznymi wnioskami pracowników zarejestrowanych w systemie. Dostęp do Pulpitu Kierownika umożliwia:

– przeglądanie danych podwładnych pracowników,
– zatwierdzanie wniosków urlopowych, które trafią do głównego modułu Kadry Płace jako nieobecności pracownicze,
– wprowadzanie normy oraz faktycznego czasu pracy,
– drukowanie różnego rodzaju raportów.

– przyspieszenie realizacji operacji kadrowo-płacowych,
– zmniejszenie liczby papierowych dokumentów w obiegu,
– dystrybucja dokumentów elektronicznych,
– lepsza organizacja pracy oraz ustalanie zastępstw,
– kontrola nadgodzin,
– automatyzacja zarządzania sprawami administracyjnymi,
– poprawa efektywności operacyjnej,
– prostsze zarządzanie zasobami ludzkimi.

* Wymaga modułu enova365 Pulpit Pracownika w dowolnym limicie.

Kartoteki kontrahentów – przechowywanie informacji o kontrahentach, bankach i urzędach. Karta kontrahenta zawiera podstawowe dane teleadresowe, warunki handlowe (forma i termin płatności, rabat ogólny, limit kredytowy) oraz szereg innych informacji, w szczególności listę rachunków bankowych oraz osób kontaktowych. Z poziomu karty można wyświetlić informacje dotyczące transakcji związanych z danym kontrahentem.

Karty towarów i usług – karta towaru oprócz danych podstawowych zawiera również listę kodów kreskowych, listę alternatywnych jednostek miar, listę zamienników oraz listę stron www z opisem. Z poziomu karty towaru/usługi można wyświetlić informacje dotyczące transakcji z nimi związanych.

Cenniki – możliwość definiowania wielu rodzajów cen sprzedaży oraz ustalanie metody ich wyliczania. Dla danego towaru można określić ceny indywidualne dla określonych kontrahentów lub ich grup.

Dokumenty sprzedaży – faktury, paragony, faktury do paragonu, faktury korygujące, proforma oraz zaliczkowe. Wszystkie dokumenty mogą być wystawiane w różnych walutach. Dostępna jest funkcja blokady możliwości zatwierdzenia dokumentu lub wyświetlania ostrzeżenia w przypadku przekroczenia limitu kredytowego przyznanego indywidualnie każdemu z kontrahentów.

Umowy i faktury cykliczne – rejestrowanie umowy na stałą dostawę lub wykonanie usługi z okresowym fakturowaniem.

Raporty – do dyspozycji zestaw zdefiniowanych raportów sprzedaży np.: sprzedaż wg towarów i usług, kontrahentów itp. oraz możliwość generowania własnych zestawień za pośrednictwem wbudowanych mechanizmów filtrowania, definiowania dodatkowych pól danych i tworzenia własnych widoków list, odpowiednio przygotowane dane łatwo wyeksportować do arkusza MS Excel do dalszej obróbki.

Definiowalne uprawienia – operatorom można nadać lub ograniczyć uprawnienia zarówno do poszczególnych obiektów jak i do czynności.

Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi – w przypadku drukarek fiskalnych enova365 współpracuje z protokołami firm POSNET, Elzab, Innova i Novitus (każdorazowo przy podłączaniu drukarki fiskalnej należy przeprowadzić testy współpracy urządzenia i systemu). Standardowo enova365 współpracuje z kolektorami danych firmy SKK. Istnieje możliwość oprogramowania innych urządzeń (na etapie wdrożenia).

– kompleksowa informacja na temat kontrahenta w jednym miejscu,
– przyspieszenie wprowadzania danych,
– automatyzacja procesu wystawiania dokumentów,
– eliminowanie ryzyka pomyłek,
– bieżąca kontrola stanu należności i zobowiązań.

Dane importowane są do Ewidencji Dokumentów enova365.

Zakres importowanych danych:
– dokumenty zakupu/sprzedaży wraz z płatnościami,
– polecenia księgowania,
– paragony,
– faktury wewnętrzne,
– dokumenty magazynowe,
– raporty kasowo-bankowe,
– opisy analityczne i cechy do różnych obiektów.
Odpowiednia konfiguracja umożliwia mapowanie danych wyeksportowanych z bazy operacyjnej, gdzie dokumenty zostały stworzone, dla bazy docelowej (w pliku konfiguracyjnym zostają zapisane swoiste „łączniki” np. dane dotyczące faktury o symbolu FV zapisz w dokumentach o symbolu SPT). Dodatkowo rozwiązanie zabezpiecza przed wielokrotnym zaimportowaniem tych samych danych. W pełni współpracuje z dodatkiem enova365 Eksporty Księgowe, dzięki czemu możliwa jest wymiana danych między różnymi bazami danych enova365.

Ponadto umożliwia przeniesienie danych z innego programu handlowego do księgowości enova365 z wykorzystaniem narzędzia eksportującego dane z zewnętrznego programu do pliku o odpowiedniej strukturze tj. enova.txt.

– wyeliminowanie potrzeby ręcznego wprowadzania danych do systemu,
– usprawnienie i przyspieszenie księgowania dokumentów,
– możliwość współpracy między księgowością enova365, a innymi zewnętrznymi programami handlowymi.

Dodatek pozwala wskazać kontrahenta bądź osobę kontaktową, która jest nadawcą lub odbiorcą korespondencji elektronicznej (formularz wyboru zawiera listę kontrahentów/kontaktów w pełni funkcjonalną, jak standardowa lista w enova365). System uczy się i zapamiętuje, w związku z czym jednokrotne wskazanie nadawcy/odbiorcy spowoduje przypisanie adresu e-mail do danego kontrahenta lub osoby kontaktowej. Przy kolejnym imporcie wiadomości z tego adresu okno pomocnicze nie pojawi się, kontrahent zostanie automatycznie wskazany jako „Kontrahent” dla zdarzenia w enova365.

– przyspieszenie oraz usprawnienie procesu ewidencji kontaktów z klientami,
– automatyczne przypisanie kontrahenta do wiadomości e-mail,
– pełna historia kontaktu z danym kontrahentem zebrana w jednym miejscu,
-możliwość dalszego procesowania zapisanych wiadomości bezpośrednio w systemie enova365, a co za tym idzie przetwarzanie ich w innych modułach enova365

Wykorzystanie Workflow w Pulpitach pozwala na połączenie w ciągi decyzyjne operacji wykonywanych przez użytkowników pulpitów oraz operatorów enova365.

Przykład z wykorzystaniem Pulpitu Pracownika jako Pulpitu podstawowego:

A. Firma posiada następujące moduły enova365:

– Kadry Płace w wersji złotej,
– Pulpit Pracownika,
– Konfigurator Workflow
– Workflow w wersji platynowej oraz Workflow w Pulpitach

Użytkownik pulpitu pracownika wprowadza wniosek o urlop, proces zostaje uruchomiony w momencie składania wniosku przez pracownika. System na podstawie struktury organizacyjnej i obecności w firmie przekazuje wniosek do akceptacji do właściwego przełożonego lub zastępcy. Ścieżka akceptacji może być dowolnie wielopoziomowa, by w końcu przełożony na właściwym szczeblu zaakceptował wniosek powodując wprowadzenie nieobecności do kalendarza pracy pracownika. Pracownik może na bieżąco śledzić na jakim etapie i u kogo jest obecnie jego wniosek bez potrzeby angażowania działu HR czy przełożonego.

– błyskawiczne szkolenie pracowników,
– minimalizacja prawdopodobieństwa pomyłki pracownika,
– automatyzacja powtarzalnych czynności,
– obsługa wielopoziomowej akceptacji oraz pracy równoległej,
– monitorowanie postępu realizacji sprawy, poprzez śledzenie etapów w procesie,
– elastyczność – możliwość dostosowania do potrzeb firmy,
– uporządkowanie i ujednolicenie procedur w firmie.

Kartoteki kontrahentów – przechowywanie informacji o kontrahentach, bankach i urzędach. Karta kontrahenta zawiera podstawowe dane teleadresowe, warunki handlowe (forma i termin płatności, rabat ogólny, limit kredytowy) oraz szereg innych informacji, w szczególności listę rachunków bankowych oraz osób kontaktowych. Z poziomu karty można wyświetlić informacje dotyczące transakcji związanych z danym kontrahentem.

Karty towarów i usług – karta towaru oprócz danych podstawowych zawiera również listę kodów kreskowych, listę alternatywnych jednostek miar, listę zamienników oraz listę stron www z opisem. Z poziomu karty towaru/usługi można wyświetlić informacje dotyczące transakcji z nimi związanych.

Magazyny – możliwość obsługi jednego lub wielu magazynów, dla każdego magazynu można zdefiniować filtr listy towarów, skutkujący ograniczeniem zakresu towarów, które mogą być użyte na dokumentach dotyczących danego magazynu. Definiując magazyn, użytkownik wybiera metodę obrotu (wyceny zapasów).

Cenniki – możliwość definiowania wielu rodzajów cen sprzedaży oraz ustalanie metody ich wyliczania. Dla danego towaru można określić ceny indywidualne dla określonych kontrahentów lub ich grup.

Dokumenty –

sprzedaży – faktury, paragony, faktury do paragonu, faktury korygujące, proforma oraz zaliczkowe, wszystkie dokumenty mogą być wystawiane w różnych walutach,
magazynowe – użytkownik standardowo może wystawiać dokumenty rozchodu (WZ, RW), przychodu (PZ, PW) oraz przesunięcia międzymagazynowego (MM). Definiując magazyn użytkownik wybiera metodę obrotu (wyceny zapasów FIFO, LIFO lub inne np. wg daty ważności),
handlowe – dokumenty zakupu, oferty, zamówienia oraz inne,
dostępna jest funkcja blokady możliwości zatwierdzenia dokumentu lub wyświetlania ostrzeżenia w przypadku przekroczenia limitu kredytowego przyznanego indywidualnie każdemu z kontrahentów.

Definiowanie nowych dokumentów i powiązań między nimi – system umożliwia także definiowanie własnych, unikalnych dla danej firmy dokumentów handlowych oraz magazynowych, ponadto dokumenty te mogą być wystawiane według standardowych, zdefiniowanych w systemie sekwencji. Standardowo dostępne jest generowanie zamówień z ofert, faktur z zamówień, dokumentów magazynowych z handlowych bez potrzeby przepisywania danych. Zamówienia od odbiorcy mogą być ściśle powiązane z zamówieniami do dostawcy.

Umowy i faktury cykliczne – rejestrowanie umowy na stałą dostawę lub wykonanie usługi z okresowym fakturowaniem.

Deklaracja Intrastat – na podstawie wystawionych w systemie dokumentów transakcji wewnątrzwspólnotowych można wygenerować deklarację Intrastat, a następnie zapisać ją w postaci pliku zgodnego ze specyfikacją systemu zgłoszeń elektronicznych.

Kaucje – umożliwiające wystawianie dokumentów kaucji, najczęściej stosowanych do ewidencjonowania obrotu opakowaniami zwrotnymi. Do każdego towaru można przypisać schemat wyliczania liczby opakowań w zależności od ilości towaru.

Raporty – do dyspozycji zestaw zdefiniowanych raportów sprzedaży np.: sprzedaż wg towarów i usług, kontrahentów itp. oraz możliwość generowania własnych zestawień za pośrednictwem wbudowanych mechanizmów filtrowania, definiowania dodatkowych pól danych i tworzenia własnych widoków list, odpowiednio przygotowane dane łatwo wyeksportować do arkusza MS Excel do dalszej obróbki.

Definiowalne uprawienia – poszczególnym operatorom można ograniczyć uprawnienia do wystawiania określonych rodzajów dokumentów (np. dany operator może wystawiać faktury sprzedaży, ale nie może wystawiać faktur zakupu), można także przypisać operatora do kontrahenta w celu podzielenia listy kontrahentów np. pomiędzy przedstawicieli handlowych. Opiekun kontrahenta może przyjmować status główny (podstawowy opiekun kontrahenta) lub zastępca (zastępczy opiekun kontrahenta np. na wypadek nieobecności opiekuna głównego). Zdefiniowanie wzorców uprawnień pozwala przypisać je do wielu operatorów jednocześnie.

Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi – w przypadku drukarek fiskalnych enova współpracuje z protokołami firm POSNET, Elzab, Innova i Novitus (każdorazowo przy podłączaniu drukarki fiskalnej należy przeprowadzić testy współpracy urządzenia i systemu). Standardowo enova współpracuje z kolektorami danych firmy SKK. Istnieje możliwość oprogramowania innych urządzeń (na etapie wdrożenia).

– kompleksowa informacja na temat kontrahenta w jednym miejscu,
– przyspieszenie wprowadzania danych,
– automatyzacja procesu wystawiania dokumentów,
– eliminowanie ryzyka pomyłek,
– szczegółowa ewidencja ofert oraz zamówień,
– bieżąca kontrola stanu należności i zobowiązań,
-możliwość indywidualnego dostosowania obrotu magazynowego do potrzeb przedsiębiorstwa.

Zakres przenoszonych danych:
dokumenty zakupu/sprzedaży wraz z płatnościami,
polecenia księgowania,
paragony,
faktury wewnętrzne,
dokumenty magazynowe,
raporty kasowo-bankowe (wszystkie lub wskazane),
opisy analityczne, dekrety (zapisywane w opisie analitycznym) i/lub cechy do różnych obiektów.

Dokumenty wszystkich wymienionych typów wyeksportowane do jednego pliku tekstowego w formacie enova.txt, otrzymują odpowiedni status i domyślnie nie podlegają edycji, co zabezpiecza przed niezgodnością danych w systemie wyjściowym i docelowym.

Plik może zostać zaimportowany poprzez enova365 Importy Księgowe do księgowości enova365 lub do innego zewnętrznego programu księgowego, przy użyciu dodatku integrującego zgodnego z użytkowanym programem księgowym (pliki enova.txt, z uwagi na prostą strukturę budowy, nie wymagają tworzenia zaawansowanych dodatków integrujących).

– szybka wymiana kompletu informacji niezbędnych w księgowości,
– oszczędność czasu i eliminacja zbędnej pracy,
– możliwość eksportu naniesionych w dokumencie źródłowym szczegółowych atrybutów (cecha, opis analityczny), które po zaimportowaniu zostaną wykorzystane do automatycznego zaksięgowania danych.

W każdym z systemów może wystąpić różne kodowanie towarów i kontrahentów, podstawowym założeniem EDI jest więc identyfikacja towarów po kodzie EAN oraz kontrahentów po kodzie GLN (odpowiednik EAN dla lokalizacji, czyli adresu). System enova365 obsługuje komunikaty EDI w postaci plików xml, jednak tym co go wyróżnia, jest fakt, że struktura komunikatów oraz ich zawartość jest całkowicie definiowalna, w tym:

– definiowanie struktury komunikatów, wspomagane wzorcami wg specyfikacji ECOD i EDINet,
– definiowanie komunikatów niezwiązanych z żadnym wzorcem,
– tworzenie wielu różnych wariantów definicji komunikatu tego samego rodzaju, np. ORDER,
– sześć gotowych definicji komunikatów, które można modyfikować: INVOICE, ORDER, DESADV – każdy w dwóch wariantach odpowiadających standardom ECOD i EDINet,
– przypisywanie wariantów poszczególnych rodzajów komunikatów do kontrahentów,
– przypisywanie rodzajów komunikatów do definicji dokumentu, osobno dla eksportu i importu,
– tworzenie komunikatu z dokumentu handlowego (eksport),
– tworzenie dokumentu poprzez import komunikatu,
– zapisywanie wygenerowanych i zaimportowanych komunikatów w bazie danych, ich podgląd z poziomu dokumentu.

Dokument wyeksportowany przez firmę A staje się innym rodzajem dokumentu w firmie B, np. faktura sprzedaży wystawiona przez firmę A będzie przez firmę B zaimportowana jako faktura zakupu.

– współpraca z sieciami handlowymi bez konieczności ręcznego wprowadzania dokumentów do systemu EDI,
– generowanie komunikatów EDI wprost z systemu,
– możliwość definiowania różnych komunikatów we własnym zakresie – zgodnie z wymaganiami poszczególnych firm.

Moduł umożliwia definiowanie wzorcowych operacji, które są elementami technologii. Dla zdefiniowanej technologii można przeprowadzić kalkulację kosztu wytworzenia produktu w oparciu o ostatnie ceny zakupu surowców oraz kwotę dodatkowych kosztów określonych w technologii. Koszty mogą dotyczyć poszczególnych operacji lub całej technologii. Wskazanie wzorcowej technologii w zleceniu powoduje utworzenie jej kopii, wykorzystywanej tylko w tym zleceniu, można ją więc dowolnie modyfikować w ramach zlecenia bez wpływu na technologię wzorcową. Zlecenie można tworzyć na dwa sposoby:

poprzez wybór produktu – związana z nim technologia zostanie wybrana automatycznie,
poprzez wybór technologii – występujące w niej produkty staną się pozycjami zlecenia.

W jednej technologii, a tym samym w zleceniu, może wystąpić wiele produktów. Dokumenty rozchodu surowców i przyjęcia produktów mogą być generowane dla całego zlecenia, wskazanych operacji lub wybranych surowców/produktów, w miarę postępu realizacji zlecenia. Zlecenie produkcyjne może być powiązane relacjami z innymi dokumentami, które będą się odnosić do surowców w zleceniu albo produktów. W relacji do zlecenia można zatem wygenerować zamówienie na surowce potrzebne do jego zrealizowania.

Struktura technologii, zlecenia produkcyjnego oraz ich powiązanie

Przykładowy obieg dokumentów wykorzystujący moduły Handel i Produkcja

– obsługa produkcji w systemie zintegrowanym, powiązanie produkcji z modułem handlowo-magazynowym,
– szybka kalkulacja kosztu wytworzenia,
– szybkie definiowanie technologii z wykorzystaniem operacji wzorcowych,
– swoboda generowania dokumentów magazynowych – na wybrane surowce/produkty, w tym na ilości częściowe.

– rozliczanie wynagrodzeń w sytuacji gdy pracownik przebywa cały miesiąc za granicą,
– rozliczanie wynagrodzeń w przypadku gdy część miesiąca pracownik przebywa w Polsce, a część miesiąca zagranicą,
– ewidencjonowanie czasu pracy poza granicami kraju,
– ewidencjonowanie liczby diet mających wpływ przy naliczaniu podstawy składek ZUS i podstawy opodatkowania,
– tworzenie zobowiązań na wynagrodzenia w walucie PLN oraz innej niż PLN.

– uproszczenie rozliczania wynagrodzeń dla pracowników oddelegowanych do pracy zagranicę,
– ułatwienie procesu naliczania podstawy składek ZUS oraz opodatkowania pracowników pracujących poza obszarem państwa, w którym mają stałe miejsce zamieszkania.

Usługa polega na przechowywaniu faktur w postaci elektronicznej (plik PDF oraz podstawowe dane nagłówkowe) i dostarczaniu ich w takiej postaci do odbiorców. Wystawca faktury może przeglądać archiwum.

Działanie dodatku i usługi

– zmniejszenie kosztów (wyeliminowanie faktur w formie papierowej oraz ich wysyłki),
– skrócenie czasu dostarczenia dokumentu do odbiorcy, co bezpośrednio wpływa na szybszą realizację płatności,
– wygoda oraz oszczędność czasu i powierzchni składowania (eFaktura tworzona i wysyłana jest bezpośrednio z enova365, bez konieczności korzystania z dodatkowych aplikacji, a kopie wszystkich faktur przechowywane są w archiwum KIR),
– pełny dostęp przez Internet do zarchiwizowanych dokumentów.

Kontrahenci – umożliwia tworzenie listy kontrahentów, a formularz kontrahenta daje wgląd do wszystkich danych o kliencie zebranych w systemie enova365.

Zdarzenia i zadania – rejestracja i przyporządkowanie do właściwego kontrahenta historii konatku oraz zadań do wykonania w przyszłości, można je wyróżniać na liście za pomocą mechanizmu kolorowania.

Projekty – grupa zadań i zdarzeń odnoszących się do jednego kontrahenta realizowana w celu osiągnięcia zdefiniowanego celu.

Kampanie – grupa projektów powiązana różnymi kontrahentami mająca wspólny cel.

Zasoby – lista wspomagająca zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa (np. wyposażenie, maszyny i narzędzia); umożliwia dodanie rezerwacji na poszczególnym elemencie w korelacji z Kalendarzem.

Teczki – odzwierciedlenie papierowej teczki, w której gromadzone są informacje na dowolnie wybrany temat. Teczka może składać się z elementów umieszczonych w różnych miejscach w systemie.

Moje zadania – lista wyświetla danemu operatorowi zadania, które zostały mu przydzielone, jak i zadania, które sam przyporządkował innym użytkownikom.

Korespondencja seryjna – umożliwia przygotowanie szablonu listu, a następnie wydrukowanie go dla wskazanych kontrahentów w celu realizacji wysyłki pocztą tradycyjną lub automatyczne wysłanie pocztą elektroniczną. Korespondencja skierowana do poszczególnych kontrahentów jest zapamiętywana jako zdarzenia związane z adresatem.

Wizytówki – mechanizm porządkujący bazę kontrahentów, wykorzystywany do ewidencji kontaktów z potencjalnymi Klientami. W przypadku zmiany statusu Klienta na aktywny, wizytówkę można przekształcić do kartoteki kontrahenta, zachowując tym samym pełną historię kontaktu.

Opiekun kontrahenta – przypisanie kontrahenta do operatora w celu podzielenia listy kontrahentów np. pomiędzy przedstawicieli handlowych. Opiekun kontrahenta może przyjmować status główny (podstawowy opiekun kontrahenta) lub zastępca (osoba, która zastępuje np. w przypadku nieobecności).

Kreatory – narzędzie pozwala wprowadzać za pomocą jednego okna dane do wielu miejsc w systemie bez konieczności przechodzenia miedzy zakładkami czy modułami programu. Funkcjonalność ta związuje w jeden formularz np. kampanie, projekty oraz korespondencję seryjną. W module CRM kreatory dostępne są zarówno na poziomie listy, jak i formularza projektów.

Załączniki – możliwość przechowywania i archiwizowania dokumentów związanych z kontrahentami: umowy, oferty, zamówienia, oświadczenia. Załączniki mogą mieć dowolny format .pdf, .doc, .xml, .jpg, png.

– budowanie bazy kontaktów i długotrwałych relacji z kontrahentami,
– łatwy dostęp do informacji – pełna historia kontaktów w jednym miejscu,
– archiwizacja dokumentów związanych z kontrahentami,
– sprawna organizacja pracy, delegowanie zadań oraz kontrola realizacji zleconych prac,
– przemyślane planowanie kontaktów, wzrost zadowolenia klientów,
– budowanie lojalności i profesjonalnego wizerunku firmy,
– określenie potencjału kontrahentów w trakcie procesu ciągłego pozyskiwania informacji oraz ich wykorzystywania.

Dodatkowe tabele:
– nauczyciele akademiccy,
– pozostali pracownicy (pracownicy uczelni niebędący nauczycielami akademickimi).

Kartoteka pracownika zawiera dodatkowe zakładki:
– Uczelnia,
– Inne dane,
– Kariera naukowa,
– Oceny,
– Specjalizacje lekarskie,
– Ukończone uczelnie,
– Etat | Rotacja,
– Etat | Ogólne – uczelnia (rozbudowana standardowa zakładka Etat | Ogólne),
– Kadry pozostałe – Odznaczenia.

Dodatek umożliwia definiowanie:
– definicji stanowisk z możliwością powiązania z wydziałami,
– definicji ocen,
– dyscyplin,
– dziedzin,
– grup pracowniczych,
– kierunków,
– specjalizacji,
– specjalności,
– stopni naukowych,
– tytułów naukowych,
– tytułów zawodowych.

Dodatkowe tabele i zakładki dają możliwość prowadzenia odpowiedniej dokumentacji dotyczącej przebiegu zatrudnienia oraz kariery zawodowej, a także odnotowania rotacji stanowisk pracowników i pełnionych funkcji.

– pełna ewidencja kadrowo-płacowa pracowników uczelni,
– rozliczanie wynagrodzeń pracowników uczelni,
– możliwość grupowania pracowników (nauczyciele akademiccy, pozostali pracownicy uczelni),
– ewidencjonowanie rotacji stanowisk (np. stanowisko rektora uczelni).

Usługa polega na przechowywaniu dokumentów w postaci elektronicznej (plik PDF, plik XML, dane nagłówkowe) i dostarczaniu ich w takiej postaci do odbiorców. Odbiorca może otrzymać dokument w postaci PDF oraz XML, przy czym struktura i zawartość pliku XML mogą być definiowane przez użytkownika.

Działanie dodatku i usługi

– zmniejszenie kosztów (wyeliminowanie faktur w formie papierowej oraz ich wysyłki),
– skrócenie czasu dostarczenia dokumentu do odbiorcy, co bezpośrednio wpływa na szybszą realizację płatności,
– wygoda oraz oszczędność czasu i powierzchni składowania (eFaktura tworzona i wysyłana jest bezpośrednio z enova365, bez konieczności korzystania z dodatkowych aplikacji, a kopie – wszystkich faktur przechowywane są w archiwum KIR),
– pełny dostęp przez Internet do zarchiwizowanych dokumentów.

Zlecenia serwisowe – w chwili przyjęcia urządzenia do naprawy lub przeglądu tworzone jest zlecenie serwisowe, które automatycznie może trafiać na listę zadań do wykonania przez danego operatora (serwisanta).

Przeglądy – na podstawie określonych częstotliwości przeglądów i okresu gwarancyjnego można zaplanować przyszłe przeglądy dla każdego urządzenia. Program enova365 automatycznie informuje o konieczności wykonania przeglądu serwisowego.

Funkcja automatycznych powiadomień – zapamiętuje i powiązuje urządzenie oddane do naprawy lub przeglądu z kontrahentem (osoba, która zleciła naprawę, może otrzymywać pocztą elektroniczną informację o zmianie statusu lub etapie realizacji prowadzonego zlecenia).
Wyposażony jest w mechanizmy, które łączą się z pozostałymi modułami, w związku z czym istnieje możliwość wystawiania dokumentów handlowych i księgowych bezpośrednio z poziomu zlecenia serwisowego oraz rejestrowania towarów pobranych z magazynu w celu przeprowadzenia naprawy:

dokument przyjęcia zlecenia serwisowego – zamówienie usługi,
dokument wyceny kosztu naprawy,
potwierdzenie odbioru urządzenia z naprawy/przeglądu,
dokument WZ – wydanie części z magazynu,
faktura za przeprowadzone usługi naprawcze oraz wykorzystane części itp.

– kompleksowa obsługa zleceń serwisowych za pośrednictwem jednego narzędzia,
– automatyzacja procesu informowania klienta o etapie realizacji zlecenia (powiadomienia e-mail lub SMS),
– zmniejszenie pracochłonności obsługi ewidencji przyjmowanych zleceń,
– możliwość generowania dokumentów handlowych i księgowych z poziomu modułu enova Serwis.

– możliwość określenia sposobu rozliczania konkretnego elementu/składnika wynagrodzenia w celu ustalenia kosztu danego projektu,
– możliwość przypisania elementów/składników wynagrodzenia do konkretnego projektu,
– możliwość ewidencjonowania wykonania / czasu pracy i informacji o pracy przy projekcie dla poszczególnych dni,
– możliwość ewidencjonowania wykonania / czasu pracy dla grupy pracowników przy danym projekcie,
– możliwość tworzenia opisu analitycznego z podziałem na wynagrodzenia i narzuty na wynagrodzenia przypadające na poszczególne projekty;
– możliwość tworzenia dekretów z informacją o kosztach na poszczególnych projektach i sposobie ich księgowania.

– możliwość stworzenia indywidualnego podzielnika kosztów wynagrodzenia,
– dokładniejsza kontrola miejsca powstawania kosztów wynagrodzeń,
– pozyskanie analitycznych informacji o kosztach poszczególnych projektów (obiektów, budów).

– drukowanie etykiet pojedynczo lub seryjnie,
– przykładowe wydruki naklejek zdefiniowane w standardzie:
* z adresem kontrahenta,
* z adresem pracownika,
* z kodem kreskowym na środek trwały,
* z ceną i kodem kreskowym na towar,
– łatwy dostęp do wydruków:
* z menu wydruków,
* na formularzu,
* lub na liście.

– uproszczona praca związana z etykietowaniem,
– przykładowe wzorce etykiet dostępne w standardzie,
– możliwość definiowania własnych wzorców etykiet.

Ewidencja oraz planowanie szkoleń:

obsługa kartoteki szkoleń,
obsługa kartoteki wykładowców:
tworzenie umów dla wykładowców (zlecenie, o dzieło),
prowadzenie ewidencji płac dla poszczególnych wykładowców,
obsługa kalendarza wykorzystania sal wykładowych (planowanie).

Ewidencja (rejestracja) uczestników szkoleń:

edytowanie list uczestników (dowolne, z możliwością zmiany przypisania w trakcie szkolenia),
e-mail grupowy do uczestników grupy szkoleniowej.

Planowanie i obsługa grup szkoleniowych:

tworzenie grupy poprzez przypisanie określonych osób do grup szkoleniowych na podstawie zebranych zgłoszeń,
możliwość przypisywania sal do poszczególnych zajęć grupy szkoleniowej wraz z kontrolą kolizji dostępności sal i z uwzględnieniem podziału na podgrupy dla niektórych przedmiotów,
możliwość przypisywania wykładowców do zajęć wraz z kontrolą kolizji dostępności i z uwzględnieniem podziału na podgrupy dla niektórych przedmiotów.

Rozliczanie grup szkoleniowych:

fakturowanie wraz z korektami (w tym faktury zaliczkowe, proforma, z odroczonym terminem płatności, gotówkowe, uwzględniające różne sposoby płatności, w tym ratalne),
końcowe rozliczenie zakończonych grup szkoleniowych – wystawienie faktur końcowych, wydruk rozliczenia kosztów i przychodów,
kontrola wpłat za szkolenie w układzie płatnik/uczestnik (konieczne powiązanie słuchacza z płatnikiem),
windykacja należności z tytułu szkoleń.

Sprawozdawczość wewnętrzna i zewnętrzna:

lista obecności uczestników na zajęciach,
zaświadczenia o ukończeniu szkoleń (edytowalne),
protokoły z przeprowadzonych egzaminów,
wydruk zajętości sal za wybrany okres,
wydruk obciążeń wykładowców za wybrany okres,
możliwość eksportu danych do narzędzi zewnętrznych (np. Word, Excel),
obsługa szkoleń dofinansowanych przez UE.

– kompleksowa obsługa szkoleń za pośrednictwem jednego narzędzia,
– automatyzacja procesu planowania oraz ewidencji szkoleń,
– zmniejszenie pracochłonności obsługi szkoleń poprzez wyeliminowanie ewentualnych błędów (kontrola kolizji dostępności sal oraz prowadzących),
– system kontroli przebiegu szkoleń oraz wpływu należności z tytułu faktur za usługi szkoleniowe,
– pełna informacja analityczna o uczestnikach.

Import do programu enova365 danych dotyczących:

– kierowców,
– nieobecności,
– normy czasu pracy (harmonogramu),
– czasu pracy (wykonania),
– dodatków (dyżury, nadgodziny dobowe, nadgodziny średniotygodniowe).

– szybki i prawie bezobsługowy import czasu pracy i normy czasu pracy kierowców,
– przyspieszenie oraz usprawnienie procesu ewidencji czasu pracy wielu pracowników jednocześnie, co pozwala zoptymalizować koszty zatrudnienia w dziale kadrowo-płacowym,
– szybkie i bezbłędnie naliczanie wynagrodzeń kierowcom.

– drukowanie etykiet pojedynczo lub seryjnie,
– przykładowe wydruki naklejek zdefiniowane w standardzie:
* z adresem kontrahenta,
* z adresem pracownika,
* z kodem kreskowym na środek trwały,
* z ceną i kodem kreskowym na towar,
– łatwy dostęp do wydruków:
* z menu wydruków,
* na formularzu,
* lub na liście.

– uproszczona praca związana z etykietowaniem,
– przykładowe wzorce etykiet dostępne w standardzie,
– możliwość definiowania własnych wzorców etykiet.

Funkcjonalność modułu oparta jest o urządzenie, czyli element reprezentujący przedmiot, który jest wypożyczany. Pozwala na ewidencjonowanie posiadanych urządzeń, informacji o aktualnym stanie (np. zarezerwowane, wypożyczone, zwrócone) oraz rejestrowanie aktywności, w związku z czym dla każdego urządzenia dostępna jest pełna historia wypożyczeń. Możliwość przypisania poszczególnych urządzeń do zdefiniowanych wcześniej modeli ułatwia operatorowi dostęp do informacji, ile egzemplarzy wybranego modelu jest dostępnych do wypożyczenia w żądanym terminie. Wypożyczenie może być wprowadzone dla jednego przedmiotu, ale również na jednym wypożyczeniu można uwzględnić wiele obiektów. Moduł wyposażony jest w mechanizmy, które łączą się z pozostałymi modułami i bezpośrednio z poziomu wypożyczenia pozwalają rozliczać wypożyczenie oraz wystawiać dokumenty handlowe, podpowiadając kwoty należne za każde wypożyczane urządzenie.

– kompleksowa obsługa wypożyczeń za pośrednictwem jednego narzędzia,
– możliwość generowania dokumentów (w tym handlowych i księgowych) z poziomu wypożyczenia np.:
* dokument potwierdzający wydanie urządzenia,
* dokument potwierdzający przyjęcie kaucji,
* dokument rozliczający wypożyczenie,
– możliwość powiązania kontrahentów z urządzeniami,
– zmniejszenie pracochłonności obsługi ewidencji realizowanych wypożyczeń,
– pełna współpraca z modułami CRM i Serwis – dla każdego urządzenia dostępna jest pełna historia jego napraw oraz przeglądów i na podstawie częstotliwości przeglądów można zaplanować przyszłe przeglądy i naprawy serwisowe dla każdego urządzenia; w chwili przyjęcia urządzenia do naprawy lub przeglądu tworzone jest zlecenie serwisowe, które automatycznie może trafiać na listę zadań do wykonania przez danego operatora.

Dodatek umożliwia zaimportowanie do programu:

– normy czasu pracy (planu pracy),
– czasu pracy (faktycznego czasu pracy),
– nieobecności,
– zestawienia czasu pracy (norma i czas pracy oraz nadgodziny w ujęciu miesięcznym),
– czasu pracy z podziałem na strefy pracy (np. bezpłatne przerwy w pracy, praca w warunkach szkodliwych),
– czas pracy z cechami (dodatkowa informacja o czasie pracy na danym projekcie – budowa, centrum kosztów, wydział itp.).

– szybki i prawie bezobsługowy import normy i czasu pracy, nieobecności, zestawień czasu pracy pracowników,
– przyspieszenie oraz usprawnienie procesu ewidencji czasu pracy wielu pracowników jednocześnie, co pozwala zoptymalizować koszty zatrudnienia w dziale kadrowo-płacowym.

Dwoma kluczowymi pojęciami w Harmonogramie Zadań są wyzwalacze i akcje:
– wyzwalacz: powoduje uruchomienie zadania,
– akcja: jest pracą wykonywaną po uruchomieniu zadania.

Przykładowe zadania wykonywane przez Harmonogram Zadań (wymaga uprawnień do innych modułów enova365, w których realizowane są poniższe czynności):
– wysyłka powiadomień o niezapłaconych fakturach do dłużników,
– generowanie raportów np. na koniec miesiąca,
– powiadomienia o wykonaniu zadania (sms/e-mail),
– wysyłka zdefiniowanych życzeń/podziękowań,
– automatyczne uruchomienie procesu tworzenia nowego newslettera,
– przypomnienie o zbliżającym się terminie,
– automatyczna aktualizacja kursów walut,
– weryfikacja danych z RCP z nieobecnościami i spóźnieniami,
– automatyczny import danych z plików,
– automatyczna kopia bezpieczeństwa bazy danych,
– wykonywanie zdjęć danych (kostek analitycznych) w celu aktualizacji bazy analitycznej.

– zmniejszenie pracochłonności obsługi ważnych czynności,
– zmniejszenie liczby błędów użytkowników,
– przyspieszenie przepływu dokumentów pomiędzy różnymi działami i pracownikami,
– skrócenie czasu wdrażania pracowników w obsługę programu.

Ewidencja członków

rejestracja danych członków w podziale na:
członków zwyczajnych, czyli osoby fizyczne będące członkami danej organizacji,
członków wspierających, czyli osoby i instytucje deklarujące wsparcie finansowe dla organizacji,
rejestracja danych kandydatów na członków,
powiązanie ewidencji członków z ewidencją kontrahentów,
nadawanie statusów członkom i kandydatom:
oczekujący na przyjęcie,
przyjęcie w poczet członków,
skreślenie z listy członków.

Ewidencja składek członkowskich

definiowanie zasad naliczania składek,
określanie indywidualnych składek dla wybranych członków,
okresowe naliczanie składek,
rejestracja wpłacanych składek,
kontrola nad stanem opłacenia składek,
ustalanie sald wpłaconych składek dla poszczególnych członków,
umarzanie składek.

– kompleksowa ewidencja członków i wpłacanych składek,
– automatyzacja procesu naliczania i kontroli wpływu składek członkowskich,
– pełna informacja o aktualnej liczbie członków i ich wpłatach,
– mniejsza pracochłonność związana z uzyskaniem danych analitycznych,
– zarządzanie należnościami z tytułu składek.

Analizy danych na wskazany dzień aktualności oraz za dany okres
Prezentacja podstawowych danych dotyczących:
– prognozy stanu gotówki,
– przychodów ze sprzedaży,
– struktury wiekowej zobowiązań i należności.

Analizy z poszczególnych obszarów podzielonych na:
– podatki i ZUS – na zakładce prezentowane są kwoty rozrachunków z urzędami z tytułu różnych podatków,
– handel – na zakładce prezentowane są dane dotyczące przychodów ze sprzedaży,
– ewidencja ŚP – na zakładce prezentowane są dane szczegółowe związane z rozrachunkami,
– księgowość – na zakładce prezentowane są kwoty podatków oraz statystyki dla dokumentów, czyli informacji o liczbie dokumentów wg typu ewidencji wprowadzanych w Ewidencji, zapłat oraz dekretów,
– kadry płace – na zakładce prezentowane są wartości z deklaracji kadrowych.

Raporty wykonywane jako wydruki na liście analizy:
– informacja o zobowiązaniach podatkowych – wydruk prezentujący kwoty zobowiązań podatkowych i składek ZUS dla poszczególnych baz danych,
– ewidencja środków pieniężnych (struktura wiekowa płatności: kontrahenci, dokumenty, zestawienie; dokumenty nierozliczone: razem, podsumowanie) – standardowe wydruki pochodzące z ewidencji środków pieniężnych.

– przegląd danych z różnych obszarów w jednym miejscu,
– zmniejszenie czasochłonności przy wykonywaniu statystyk,
– możliwość wydruków analizowanych danych w tym samym miejscu.

Dostęp do folderu Poczta możliwy jest na 3 różne sposoby: stanowisko odpowiedniego modułu, dodatek enova365 email, licencja w pełnej platynie.

Podsumowując licencja, z której korzysta operator musi spełniać przynajmniej jedno z poniższych kryteriów:
– zawierać moduł CRM lub Projekty minimum w wariancie złotym (funkcjonalność poczty CRM dostępna jest na każdym stanowisku, które korzysta w ramach licencji z moduł CRM lub z modułu Projekty);
– zawierać moduły wyłącznie w wariancie platynowym (nawet jeżeli nie ma wśród nich modułów CRM lub Projekty i dodatku enova365 email);
– zawierać moduł dodatkowy enova365 e-mail (dostępne z wersją enova365 Standard i enova365 Multi dla interfejsu HTML).

Dodatek enova365 e-mail umożliwia pełną obsługę wiadomości e-mail tym Użytkownikom, którzy nie korzystają z innych licencji dających dostęp do tej funkcjonalności.

Jest idealnym rozwiązaniem dla pracowników, którzy przesyłają dokumenty drogą elektroniczną (np. dla handlowców, którzy wysyłają faktury mailowo). Od wersji 10.4 enova365 umożliwia wysyłanie dokumentów w formacie pdf przy wykorzystaniu wbudowanych mechanizmów obsługi wiadomości elektronicznych. Każdy wysyłany dokument jest widoczny jako wiadomość e-mail z załącznikiem pdf.

– zwiększenie wydajności i skuteczności pracowników poprzez automatyzację komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej bez konieczności korzystania z zewnętrznych programów (klientów poczty);
– usprawnienie procesów związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów oraz przesyłania ich za pośrednictwem poczty e-mail.

Za jego pośrednictwem łatwo zdefiniować procesy, w których dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego. Automatyzacja pracy za pośrednictwem procesów określa sposób działania w przypadku codziennych czynności według odpowiednich procedur zarządczych. Pracownicy są informowani o zadaniach oraz o terminach ich wykonania. Odpowiednio zdefiniowany proces pozwala zaangażować także osoby decyzyjne, których akceptacja jest niezbędna w celu dalszego prowadzenia zadania. Taki sposób organizacji pracy eliminuje niepotrzebne przestoje oraz ewentualne błędy, podpowiada, co należy zrobić w konkretnej sytuacji. Pracownik nie musi znać wszystkich procedur organizacyjnych obowiązujących w firmie.

– usprawnienie przebiegu pracy poprzez automatyzację,
– zarządzanie procedurami w firmie,
– zmniejszenie pracochłonności obsługi ważnych czynności,
– zmniejszenie liczby błędów użytkowników,
– przyspieszenie przepływu dokumentów pomiędzy działami i pracownikami,
– szybki wgląd do źródłowych dokumentów,
– bieżąca kontrola terminowości realizacji zadań,
– skrócenie czasu wdrażania pracowników w obsługę programu.

Działania konfiguracyjne:
– archiwizacja wielu baz danych,
– konwersja wielu baz danych (aktualizacja do nowszej wersji programu),
– dodawanie operatorów oraz ich uprawnień na poszczególnych bazach danych – użytkownicy po zalogowaniu się do bazy głównej będą mieli dostęp do poszczególnych baz danych wg przydzielonych im uprawnień,
– zarządzanie konfiguracją poszczególnych baz,
– definiowanie praw obiektowych w poszczególnych bazach,
– aktualizacja wskaźników dla wielu baz danych jednocześnie.

Działania operacyjne umożliwiające przegląd pełnej zawartości poszczególnych baz danych:
– analizy baz danych – lista analityczna prezentująca podstawowe informacje dla każdej bazy danych:
– przejście na skróty do wybranych obszarów w określonej bazie danych – czynność „Pokaż…” umożliwia podgląd konkretnej bazy danych w celu weryfikacji, czy wszystkie deklaracje zostały naliczone oraz czy naliczono je poprawnie,
– wykonanie określonych działań uzupełniających – czynność „Dodaj…” umożliwia „hurtowe” naliczenie (generowanie) brakujących deklaracji w wybranych wcześniej bazach danych.
– raporty na liście analitycznej prezentujące zestawienia różnych informacji z wielu baz danych,

e-Deklaracje – umożliwia „hurtowe” wykonywanie czynności podpisania i wysyłki e-Deklaracji.

Bazy danych – dostęp do pełnej zawartości poszczególnych baz danych.

Raporty wykonywane jako wydruki na liście analizy:
– informacje o zobowiązaniach podatkowych – raport prezentujący kwoty zobowiązań podatkowych dla wybranej bazy danych,
– raport pracy operatorów – wydruk prezentujący aktywność wybranych operatorów w wybranych bazach danych,
– wydruk można wykorzystać do analizy rozkładu pracy wybranego operatora w jednej wybranej lub wielu bazach danych,
– prezentuje informacje o liczbie utworzonych w bazie różnego rodzaju dokumentów i elementów dokumentów.

– znaczące usprawnienie działań operacyjnych na wielu/kilku bazach (wiele firm),
– zmniejszenie czasochłonności działań konfiguracyjnych i serwisowych,
– możliwość dodatkowej kontroli operatorów oraz działań w systemie.

*Moduł współpracuje wyłącznie z bazami danych na serwerze MS SQL.

– kontroluje plan spłat,

– oblicza należne odsetki,

– dokonuje potrąceń z wynagrodzeń lub generuje należności do wpłaty w kasie lub na rachunek bankowy funduszu.

– uproszczenie procesów płacowych i księgowych związanych z funkcjonowaniem i rozliczaniem funduszy pożyczkowych.

Budżetowanie projektów:

tworzenie budżetu dla projektu,
planowanie kwot kosztów i przychodów,
kwalifikacja kosztów (możliwość opisywania dokumentów za pomocą Opisu kontrolingowego),
wprowadzanie korekt,
kontrolę kwot zrealizowanych przypisywanie dokumentów do projektów (co wpływa na stopień realizacji budżetu projektu),
tworzenie schematów podziałowych dla dokumentów, które umożliwiają automatyzację procesu przypisywania dokumentów do projektów.

Budżet może być planowany:

w ujęciu wyłącznie wartościowym (kwota kosztów i przychodów)
w ujęciu ilościowo-wartościowym (dodatkowe planowanie np. zapotrzebowania na materiały)
lub w modelu mieszanym – część pozycji będzie miała planowane wyłącznie wartości, a część wartości i ilości.

Moduł enova365 Projekty zawiera pełną funkcjonalność modułu enova365 CRM, który umożliwia:

ewidencjonowanie wszelkich kontaktów z kontrahentami,
podpinanie załączników do zrealizowanych zdarzeń i planowanych zadań,
łączenie zdarzeń oraz zadań dotyczących np. jednego kontrahenta w projekty,
łączenie kilku projektów w kampanie.

– kompleksowa obsługa w zakresie planowania oraz realizacji projektu za pośrednictwem jednego narzędzia,
– automatyzacja procesu przypisywania dokumentów do projektów,
– kontrola realizacji budżetów projektów,
– możliwość przypisywania i śledzenia planów oraz ich realizacji w okresie, na etap lub narastająco,
– zmniejszenie pracochłonności obsługi projektu poprzez wyeliminowanie ewentualnych błędów,
– pełna informacja analityczna.

Użytkownik pracujący w module Podgląd nie może wprowadzać, modyfikować bądź kasować żadnych danych w systemie, jednocześnie jednak nie wymaga posiadania innych licencji niż Podgląd oraz nie blokuje pracy z programem innym użytkownikom. Danemu użytkownikowi można ustawić podgląd wybranych części systemu.

– szybki dostęp do danych przedsiębiorstwa,
– możliwość szybkiego i sprawnego raportowania,
– sprawowanie kontroli nad użytkownikami oprogramowania enova365 oraz ich pracy,
– sprawne raportowanie pracy zespołu,
– monitorowanie wyników pracy.

Moduł składa się z dwóch podstawowych elementów:
– mechanizmu tworzenia zdjęć danych operacyjnej bazy danych, który tworzy kopię danych roboczych do osobnej bazy analitycznej1 przeznaczonej do późniejszej analizy,
– narzędzia kostki analitycznej (cube) pozwalającego na wygodne przetwarzanie danych zgromadzonych w bazie analitycznej z udziałem programu Microsoft Excel 2007.

Przykładowe raporty:
– identyfikacja towarów zalegających w magazynie,
– weryfikacja wydajności pracowników w stosunku do płac,
– niestandardowe ujęcia danych księgowych zestawiające dane z kilku modułów enova365,
– elastyczna analiza płatności wskazująca kontrahentów, którzy powinni być nagrodzeni za wzorowe rozliczenia z firmą itp.

– proste tworzenie wyspecjalizowanych raportów oraz analizy danych znajdujących się w bazie operacyjnej2 programu,
– wygodne przetwarzanie dużej ilości danych bez obciążania głównego serwera bazy danych,
– wszechstronne, wygodne prezentowanie różnego rodzaju przekrojów danych,
– raporty mogą przyjmować dowolny, ciekawy wizualnie kształt, przez co stają się bardziej czytelne oraz przejrzyste.

1 Baza analityczna zawiera kopie danych operacyjnych programu, na której bezpośrednio program enova365 nie pracuje, a która wykorzystywana jest do szybkiego tworzenia rozmaitych raportów.
2 Baza operacyjna jest podstawową bazą danych programu enova365, zawierającą dane typu kartotekowego (takie jak lista kontrahentów, towarów, pracowników), dane typu operacyjne (takie jak dokumenty, płatności, zapisy księgowe, wypłaty) oraz dane konfiguracyjne (takie jak definicje dokumentów, magazyny, wydziały, definicje wypłat).

enova365 Preliminarz EŚP jest rozszerzeniem modułu enova365 Ewidencja Środków Pieniężnych1. Narzędzie pozwala oszacować, jakie będzie saldo środków pieniężnych na dowolny dzień w przyszłości na podstawie gotówki zgromadzonej w kasach i na rachunkach bankowych oraz na podstawie terminów płatności należności i zobowiązań. Analiza ta może być prowadzona w oparciu o terminy płatności wynikające z dokumentów lub w oparciu o terminy płatności uwzględniające dodatkowe opóźnienia. Na podstawie tak przygotowanej prognozy użytkownik może podjąć odpowiednie działania zapobiegające możliwej utracie płynności finansowej.

– precyzyjne prognozowanie i kontrola płynności finansowej,
– redukcja ryzyka utraty płynności,
– szczegółowa analiza rozrachunków kontrahentów, szczególnie tych niosących zagrożenie niewypłacalności,
– zmniejszenie pracochłonności procesu planowania płynności finansowej,
– racjonalne zarządzanie środkami finansowymi przy realizacji przelewów dla dostawców.

1 Moduł enova365 Ewidencja Środków Pieniężnych odpowiada za ewidencjonowanie, tworzenie i raportowanie wszystkich operacji gospodarczych oraz dokumentów związanych z prowadzeniem rozrachunków, rozliczeń z kontrahentami, pracownikami, urzędami, bankami itp. Jest integralną częścią każdego z podstawowych modułów enova365. Wspiera przede wszystkim pracę osób odpowiedzialnych za przygotowywanie raportów kasowych, ewidencjonowanie wyciągów bankowych, prowadzenie rozliczeń z kontrahentami oraz windykację należności w firmie. Zadaniem modułu enova365 Ewidencja Środków Pieniężnych jest kompleksowe ujęcie wszelkich operacji związanych z przepływem środków pieniężnych w firmie. Oznacza to, że gromadzi on wszystkie informacje związane ewidencją kasowo-bankową w postaci dokumentów i zapisów. Mogą one być ewidencjonowane w module Ewidencja Środków Pieniężnych bezpośrednio lub pochodzić z pozostałych modułów (np. Kadry Płace, Sprzedaż, Księgowość).

– ewidencja poleceń wyjazdu służbowego wraz z wydrukiem,
– automatyczne wyliczanie diet dla wyjazdów krajowych i zagranicznych (pomocnicze tabele stawek diet i ryczałtów krajowych i zagranicznych, obliczanie ryczałtów za noclegi i dojazdy, tabela państw, tabela stawek diet – oraz limitów za nocleg),
– automatyczne księgowanie rozliczeń kosztów delegacji służbowych,
– rozliczanie delegacji z pobranymi zaliczkami pracownika na poczet delegacji służbowych,
– rejestrowanie rachunków (samochód, noclegi, koszty przejazdów i inne wydatki np. bilety komunikacji miejskiej) krajowych i zagranicznych, które są przeliczane na właściwą walutę według obowiązującego kursu,
– ewidencja pracowników, którzy odbyli delegacje.

– automatyzacja ewidencji kosztów delegacji służbowych oraz ich księgowania,
– zmniejszenie pracochłonności obsługi delegacji krajowych i zagranicznych,
– kontrola kosztów wyjazdów służbowych,
– pełna informacja analityczna o wyjazdach pracowników na delegacje służbowe,
– możliwość integracji z ewidencją przebiegu pojazdu.

Standardowo funkcjonalność opisu kontrolingowego (analitycznego) dostępna jest wraz z licencjami na moduły enova365 Księgowość oraz enova365 Projekty. W praktyce najczęściej opisywaniem dokumentów zajmują się pracownicy, którzy nie mają lub nie potrzebują dostępu do powyższych modułów. Przykład:
Kierownik projektu, który będzie opisywał dokumenty RW, musi posiadać licencję na moduły enova365 Handel oraz enova365 Opis Analityczny-Aktywacja. Dodatkowo enova365 Opis Analityczny-Aktywacja pozwala przypisać dany opis kontrolingowy (analityczny) do konkretnej pozycji w budżecie, który jest planowany oraz tworzony, a później kontrolowany w module enova365 Projekty.

Celem mechanizmów kontrolingowych jest ułatwienie:
– analizy przychodów i kosztów w założonym przedziale czasowym,
– analizy kosztów funkcjonowania firmy,
– kontroli realizacji umów z kontrahentami,
– gospodarowania środkami finansowymi w układzie istotnym z punktu widzenia przedsiębiorstwa.

– definiowanie kosztów rodzajowych oraz miejsc powstawania kosztów,
– uwzględniając indywidualne potrzeby użytkownika, zadania można grupować w dowolne grupy tematyczne,
-budowanie informacji księgowej do rozksięgowania kosztów wg kolejnych zleceń, projektów itp.,
– w oparciu o niektóre elementy opisu kontrolingowego można opracowywać dynamiczne księgowania, które będą stanowić bazę do gromadzenia informacji niezbędnych do prowadzenia księgowości rachunkowej i podatkowej,
– wszystkie dane podstawowe i budżetowe można, z poziomu użytkownika, eksportować do programów MS Word i Excel w formie standardowych raportów i dalej je analizować.